Das Schutzpaket: Diese Nachweise vor der ersten Zahlung

Die Haftung können Sie nicht abschütteln — aber Sie können belegen, dass Sie sorgfältig ausgewählt und überwacht haben. Dafür hat sich in der Baupraxis ein Schutzpaket aus vier Pflicht-Nachweisen bewährt, ergänzt um einen fünften für den Sonderfall. Erst wenn alle gültig vorliegen, sollte Geld fließen.

1. Unbedenklichkeitsbescheinigung (§ 28e Abs. 3a SGB IV)

Der zentrale Nachweis gegen die Haftung für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag: Die Einzugsstelle der Krankenkassen bestätigt, dass der Sub seine Beiträge abführt. Bewährte Praxis: vor Auftragsvergabe einholen und in der Regel quartalsweise neu anfordern — eine Bescheinigung aus dem letzten Jahr schützt nicht vor der Nachforderung von nächstem Quartal.

2. SOKA-BAU / Urlaubskassen-Nachweis (§ 23 AEntG)

Im Baugewerbe laufen Urlaubsansprüche über die Urlaubskasse. Fehlende Beitragszahlungen sind eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldrahmen bis 500.000 €. Lassen Sie sich die Meldung an die Urlaubskasse nachweisen und fordern Sie den Nachweis regelmäßig neu an.

3. Mindestlohn-Verpflichtungserklärung (§ 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG)

Sie haften wie ein Bürge für den Nettofehlbetrag des Mindestlohns der ganzen Kette. Die Verpflichtungserklärung verpflichtet Ihren Sub schriftlich, den Mindestlohn zu zahlen, dies auf Verlangen nachzuweisen und eigene Nachunternehmer entsprechend zu verpflichten. Einholen vor Auftragsvergabe und bei jeder Vertragsverlängerung neu — eine Vorlage dafür liefert SubRadar in der App.

4. Handwerksrolle (HWK-Registrierung)

Keine gesetzliche Pflicht im engeren Sinne, aber bewährte Praxis: Der Eintrag in der Handwerksrolle zeigt, dass der Betrieb sein Gewerk zulässig ausüben darf. Prüfen Sie ihn bei Aufnahme der Zusammenarbeit — besonders bei Gewerken, zu denen viel schwarz gearbeitet wird.

5. AÜ-Erlaubnis — nur bei Personalüberlassung

Überlässt Ihr Sub Ihnen Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung, braucht er eine Erlaubnis nach § 1 AÜG. Ohne Erlaubnis drohen Bußgelder — und im Zweifel arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zum Zustandekommen von Arbeitsverhältnissen mit Ihnen. Nur relevant, wenn Personalüberlassung vorliegt; bei klassischen Werkverträgen entfällt der Punkt.

Aus der Checkliste wird ein System

SubRadar führt genau diese Matrix pro Nachunternehmer: fehlende und abgelaufene Nachweise stellen die Ampel auf Rot und sperren die Zahlung, ein Anforderungs-Schreiben an den Sub entsteht per Klick, und der JSON-Export dokumentiert Ihre Sorgfalt für jede Prüfung. Keine Rechtsberatung — bei konkreten Fragen hilft ein Fachanwalt für Baurecht.