Nachunternehmer-Bescheinigungen digital verwalten: der Aufbau

Zwölf Nachunternehmer, vier Pflichtnachweise je Sub: 48 Dokumente mit 48 eigenen Ablaufterminen. Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung bildet dabei nur den Stand ihres Ausstellungstages ab, und wer sich zur Enthaftung auf sie stützt, braucht sie nach § 28e Abs. 3f SGB IV lückenlos für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses. Dieser Beitrag zeigt, welche Felder je Bescheinigung in die Akte gehören und welches Datum an welchem Tag zählt.

Was das Gesetz über die Nachweisakte sagt

Keine Vorschrift schreibt vor, in welcher Form Sie die Bescheinigungen Ihrer Nachunternehmer ablegen. Zwei Normen bestimmen aber, was diese Ablage inhaltlich leisten muss.

Nach § 28e Abs. 3a SGB IV haftet ein Unternehmer des Baugewerbes für die Zahlungspflicht seines Nachunternehmers wie ein selbstschuldnerischer Bürge, ab einem geschätzten Gesamtwert aller für ein Bauwerk vergebenen Bauleistungen von 275.000 € (Abs. 3d). Sie entfällt, wenn Sie nachweisen, dass Sie ohne eigenes Verschulden von der Zahlung ausgehen konnten (Abs. 3b).

Für diesen Nachweis nennt das Gesetz zwei Wege: die Präqualifikation nach § 6a VOB/A oder, nach § 28e Abs. 3f SGB IV, „lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Einzugsstellen“ für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses. Lückenlos ist die eigentliche Anforderung an Ihre Ablage: keine Sammlung von Dokumenten, sondern eine Kette ohne Loch.

Bei der zweiten Norm hilft keine Akte. § 13 MiLoG verweist auf § 14 AEntG: Sie haften wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat, für das Nettoentgelt der eingesetzten Arbeitnehmer, verschuldensunabhängig und in allen Branchen. Details dazu in Bürgenhaftung Mindestlohn.

Was je Bescheinigung in der Akte stehen muss

Eine Datei namens „Unbedenklichkeit_Mueller.pdf“ ist kein Nachweis, sondern ein Anhang. Erst sechs Angaben machen daraus einen Eintrag:

Welche Bescheinigungen zusammenkommen, hängt vom Gewerk ab. Das Schutzpaket aus Unbedenklichkeitsbescheinigung, SOKA-BAU-Nachweis, Mindestlohn-Verpflichtungserklärung und Handwerksrolle, dazu die AÜ-Erlaubnis nach § 1 AÜG bei Personalüberlassung, beschreibt Das Schutzpaket vor der ersten Zahlung.

In vielen Akten fehlt eine Bescheinigung, die den Auftraggeber unmittelbar trifft: die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Ohne sie sind von der Gegenleistung 15 Prozent einzubehalten (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG). Sie trägt eine Geltungsdauer (§ 48b Abs. 3 EStG) und lässt sich elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen (§ 48b Abs. 6 EStG).

Welches Datum an welchem Tag zählt

Jede Bescheinigung trägt zwei Daten, und nur eines steuert Ihre Arbeit. Das Ausstellungsdatum beschreibt die Vergangenheit, das Gültigkeitsdatum erzeugt einen Termin.

Beim Steuerabzug ist das scharf gezogen: § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG verlangt eine „im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige“ Freistellungsbescheinigung, und § 48a Abs. 3 EStG nimmt den Leistungsempfänger von der Haftung aus, wenn ihm in diesem Zeitpunkt eine Bescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Prüfzeitpunkt ist jede einzelne Zahlung.

Wie aus Ablaufdaten ein Arbeitskalender wird, steht in Nachweise nachfordern statt sperren.

Pflicht, Empfehlung, Praxis

Die drei Ebenen werden hier gern vermischt, weil Druck verkauft. Die Trennung:

• Pflicht: der Steuerabzug von 15 Prozent der Gegenleistung, wenn am Zahlungstag keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG). Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG), angemeldet wird bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats (§ 48a Abs. 1 EStG).
• Pflicht: die Haftung selbst, aus § 28e Abs. 3a SGB IV und aus § 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG, unabhängig davon, wie gut Ihre Akte geführt ist.
• Rahmen, keine Drohung: § 23 AEntG ahndet Verstöße gegen § 8 AEntG und die Beauftragung eines Unternehmers, von dessen Verstößen man weiß oder fahrlässig nichts weiß, mit Geldbuße bis 500.000 €; die übrigen Tatbestände mit bis zu 50.000 € oder 30.000 € (Abs. 3).
• Empfehlung: die Unbedenklichkeitsbescheinigung in der Regel quartalsweise neu anfordern. Kein Gesetz nennt diesen Rhythmus.
• Praxis: die Eintragung in der Handwerksrolle prüfen. Das gehört zur sorgfältigen Auswahl, ist aber keine eigenständige Nachweispflicht des Auftraggebers.

Die Klarstellung, die hier selten fällt: Eine digitale Akte ist kein Enthaftungstatbestand. § 28e Abs. 3b SGB IV verlangt den Nachweis fehlenden Verschuldens; Software kann ihn ordnen und belegen, nicht ersetzen.

Praxisbeispiel: zwölf Nachunternehmer, 48 Dokumente

Ein Bauträger arbeitet auf einem Objekt mit zwölf Nachunternehmern. Vier Pflichtnachweise je Sub ergeben 48 Dokumente. Wird die Unbedenklichkeitsbescheinigung quartalsweise erneuert, sind das allein für diesen Typ 48 Erneuerungen im Jahr, im Schnitt fast eine pro Woche.

Die Zahl, die eine Lücke spürbar macht: Eine Abschlagsrechnung über 60.000 € netto ergibt mit 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG) eine Gegenleistung von 71.400 €. Fehlt am Zahlungstag die gültige Freistellungsbescheinigung, sind davon 15 Prozent einzubehalten: 10.710 €.

Genau dafür ist SubRadar gebaut: je Nachunternehmer die vier Pflichtnachweise des Schutzpakets, bei Personalüberlassung dazu die AÜ-Erlaubnis, jeweils mit Gültigkeitsdatum. Ab 30 Tagen Restlaufzeit steht der Sub auf „ablaufend“, ab dem Ablauftag auf „gesperrt“; freigegeben ist er nur ohne fehlenden und ohne ablaufenden Nachweis. Das Anforderungsschreiben mit 14-Tage-Frist entsteht per Klick, der Sorgfalts-Export gibt den Stand als Datei aus. Bis zu drei Nachunternehmer sind kostenlos, Basic kostet 19 € im Monat für 15, Team 39 € für 50, Bauträger 89 € ohne Begrenzung.

Zwei Grenzen gehören dazu: Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG ist kein Dokumenttyp des Schutzpakets. Und SubRadar dokumentiert Sorgfalt, ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Muss ich Nachunternehmer-Bescheinigungen digital verwalten?

Nein, eine bestimmte Form ist nirgends vorgeschrieben. Wer sich zur Enthaftung aber auf § 28e Abs. 3f SGB IV stützt, braucht die Unbedenklichkeitsbescheinigungen lückenlos für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses, und das lässt sich ohne geführte Gültigkeitsdaten kaum belegen.

Wie lange muss ich die Bescheinigungen meiner Nachunternehmer aufbewahren?

Weder § 28e SGB IV noch § 13 MiLoG nennt für den Auftraggeber eine Aufbewahrungsfrist. Die Zwei-Jahres-Frist aus § 17 Abs. 1 MiLoG richtet sich an den Arbeitgeber, also an Ihren Nachunternehmer. Steuerliche und handelsrechtliche Pflichten klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Was heißt lückenlos bei der Unbedenklichkeitsbescheinigung?

Lückenlos heißt: für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses, ohne Abschnitt ohne Bescheinigung (§ 28e Abs. 3f SGB IV). Weil sie nur den Stand ihres Ausstellungstages abbildet, wird sie in der Praxis in der Regel quartalsweise neu angefordert; ein Rhythmus, der in keinem Gesetz steht.

Was passiert, wenn am Zahlungstag keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt?

Dann sind 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und für Rechnung des Nachunternehmers an dessen Finanzamt abzuführen (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG). Unterhalb von 5.000 € Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr entfällt der Abzug (§ 48 Abs. 2 EStG).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Angaben dokumentieren Sorgfalt – die Haftungsprüfung im Einzelfall bleibt Aufgabe des Auftraggebers.