Das Schutzpaket: diese Nachweise vor der ersten Zahlung
30. Juli 2026, aktualisiert 1. August 2026 · 5 Min. Lesezeit · SubRadar RedaktionVier Nachweise gehören zum Standard: Unbedenklichkeitsbescheinigung (§ 28e Abs. 3f SGB IV, lückenlos für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses), Urlaubskassen-Nachweis (§ 12 SokaSiG i. V. m. § 14 AEntG), Mindestlohn-Verpflichtungserklärung (§ 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG, mit Kettenklausel) und Handwerksrolle (§ 1 Abs. 1 HwO). Die AÜ-Erlaubnis kommt nur bei Personalüberlassung hinzu – am Bau ist die Überlassung nach § 1b Satz 1 AÜG allerdings meist unzulässig.
Die Haftung für Nachunternehmer können Sie nicht abschütteln – aber Sie können belegen, dass Sie sorgfältig ausgewählt und laufend überwacht haben. Dafür hat sich in der Baupraxis ein Schutzpaket aus vier Nachweisen bewährt, ergänzt um einen fünften für den Sonderfall der Personalüberlassung. Dieser Beitrag beschreibt jeden Nachweis, seine Rechtsgrundlage und den Rhythmus, in dem er erneuert werden sollte. Außerdem zeigt der Beitrag, warum die erste Zahlung der richtige Hebel ist.
Warum ein Paket und nicht ein Nachweis
Die Haftung des Auftraggebers stützt sich auf mehrere Normen mit unterschiedlichen Schutzrichtungen. Ein einzelnes Dokument kann sie deshalb nicht abdecken: Die Unbedenklichkeitsbescheinigung adressiert die Sozialversicherungsbeiträge, sagt aber nichts über den Mindestlohn, und umgekehrt gilt dasselbe.
Welche Haftung woraus folgt, ist in Auftraggeberhaftung: wenn der Nachunternehmer nicht zahlt auseinandergenommen. Hier geht es um die Dokumente.
| Nachweis | Grundlage | Erneuerung |
|---|---|---|
| Unbedenklichkeitsbescheinigung | § 28e Abs. 3f SGB IV | lückenlos, in der Regel quartalsweise |
| SOKA-BAU / Urlaubskassen-Nachweis | § 12 SokaSiG i. V. m. § 14 AEntG | regelmäßig, mindestens jährlich |
| Mindestlohn-Verpflichtungserklärung | § 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG | bei Vergabe und jeder Verlängerung |
| Handwerksrolle (HWK-Eintrag) | § 1 Abs. 1 HwO für den Nachunternehmer, Vorlage bewährte Praxis | bei Aufnahme der Zusammenarbeit |
| AÜ-Erlaubnis | § 1 Abs. 1 und § 1b AÜG | nur bei Personalüberlassung |
1. Unbedenklichkeitsbescheinigung
Der zentrale Nachweis gegen die Haftung für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag: Die Einzugsstelle der Krankenkassen bestätigt, dass der Sub seine Beiträge abführt.
Bewährte Praxis: vor Auftragsvergabe einholen und in der Regel quartalsweise neu anfordern. Eine Bescheinigung aus dem letzten Jahr schützt nicht vor der Nachforderung für das nächste Quartal. Sie ist eine Momentaufnahme, kein Dauerzustand.
2. SOKA-BAU beziehungsweise Urlaubskassen-Nachweis
Im Baugewerbe laufen Urlaubsansprüche über die Urlaubskasse. Die Auftraggeberhaftung folgt aus § 12 SokaSiG in Verbindung mit § 14 AEntG und erfasst nur die Beiträge zum Urlaubskassenverfahren. Fehlende Beitragszahlungen sind daneben eine Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeldrahmen bis 500.000 € (§ 23 Abs. 1 Nr. 1 i. V. m. Abs. 3 AEntG).
Lassen Sie sich die Meldung an die Urlaubskasse nachweisen und fordern Sie den Nachweis regelmäßig neu an. Wer nur bei der Vergabe fragt, dokumentiert Sorgfalt zum falschen Zeitpunkt.
3. Mindestlohn-Verpflichtungserklärung
Sie haften wie ein Bürge für den Nettofehlbetrag des Mindestlohns der ganzen Kette (§ 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG). Weil diese Haftung verschuldensunabhängig ist, hilft nur die vertragliche Vorsorge.
Die Verpflichtungserklärung verpflichtet Ihren Sub schriftlich, den Mindestlohn zu zahlen, dies auf Verlangen nachzuweisen und eigene Nachunternehmer entsprechend zu verpflichten. Vor Auftragsvergabe einholen, bei jeder Vertragsverlängerung erneuern. Eine Vorlage liefert SubRadar in der App.
Ohne die Weitergabe-Verpflichtung greift Ihre Sorgfalt nur bis zum direkten Sub. Die Haftung reicht aber über die gesamte Kette, genau bis zu dem Unter-Sub, den Sie nie gesehen haben.
4. Handwerksrolle
Keine gesetzliche Pflicht im engeren Sinne, aber bewährte Praxis: Der Eintrag in der Handwerksrolle zeigt, dass der Betrieb sein Gewerk zulässig ausüben darf.
Prüfen Sie ihn bei Aufnahme der Zusammenarbeit, besonders bei Gewerken, in denen viel schwarz gearbeitet wird. Ein fehlender Eintrag ist kein Haftungstatbestand, aber ein Warnsignal für alles andere.
5. AÜ-Erlaubnis: nur bei Personalüberlassung
Überlässt Ihr Sub Ihnen Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung, braucht er eine Erlaubnis nach § 1 AÜG. Ohne Erlaubnis drohen Bußgelder und im Zweifel arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zum Zustandekommen von Arbeitsverhältnissen mit Ihnen.
Der Punkt ist nur relevant, wenn tatsächlich Personalüberlassung vorliegt. Bei klassischen Werkverträgen entfällt er. Die Abgrenzung entscheidet sich an der Weisungsbefugnis, nicht an der Bezeichnung im Vertrag.
Aus der Checkliste wird ein System
Eine Checkliste, die nur bei der Vergabe abgehakt wird, veraltet innerhalb eines Quartals. Was trägt, ist die Verknüpfung mit der Zahlung:
- Vor der Vergabe anfordern Alle zutreffenden Nachweise, mit Gültigkeitsdatum erfasst.
- Gültigkeit hinterlegen Nicht das Dokument zählt, sondern sein Ablaufdatum.
- Zahlung an die Akte binden Fehlt ein Nachweis, wird nicht gezahlt. Das ist der einzige Hebel, der zuverlässig wirkt.
- Erneuerung automatisch anstoßen Anforderungs-Schreiben raus, bevor der Nachweis abläuft, nicht danach.
SubRadar führt genau diese Matrix pro Nachunternehmer: Fehlende und abgelaufene Nachweise stellen die Ampel auf Rot und sperren die Zahlung, ein Anforderungs-Schreiben an den Sub entsteht per Klick, und der JSON-Export dokumentiert Ihre Sorgfalt für jede Prüfung. Keine Rechtsberatung: Bei konkreten Fragen hilft ein Fachanwalt für Baurecht.
Häufige Fragen
Wie oft muss eine Unbedenklichkeitsbescheinigung erneuert werden?
Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Bewährt hat sich ein quartalsweiser Rhythmus: Die Bescheinigung ist eine Momentaufnahme und sagt nichts über die Beitragszahlung im nächsten Quartal aus.
Brauche ich alle fünf Nachweise von jedem Nachunternehmer?
Nein. Vier gehören zum Standard, die AÜ-Erlaubnis nach § 1 AÜG nur, wenn tatsächlich Personalüberlassung vorliegt. Bei klassischen Werkverträgen entfällt sie.
Was ist eine Mindestlohn-Verpflichtungserklärung?
Eine schriftliche Erklärung des Nachunternehmers, den Mindestlohn zu zahlen, dies auf Verlangen nachzuweisen und eigene Nachunternehmer entsprechend zu verpflichten. Sie ist die vertragliche Vorsorge gegen die verschuldensunabhängige Bürgenhaftung nach § 13 MiLoG.
Darf ich Zahlungen zurückhalten, wenn Nachweise fehlen?
Ob und wie eine Zahlung zurückgehalten werden darf, hängt vom Vertrag ab. Deshalb gehört die Nachweispflicht in den Vertrag, nicht erst in die Mahnung. Die Ausgestaltung ist eine Frage für den Fachanwalt; die Dokumentation der fehlenden Nachweise ist in jedem Fall Ihre Grundlage.
Das Wichtigste in Kürze
Vier Nachweise gehören zum Standard: Unbedenklichkeitsbescheinigung (§ 28e Abs. 3f SGB IV, lückenlos für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses), Urlaubskassen-Nachweis (§ 12 SokaSiG i. V. m. § 14 AEntG), Mindestlohn-Verpflichtungserklärung (§ 13 MiLoG i. V. m. § 14 AEntG, mit Kettenklausel) und Handwerksrolle (§ 1 Abs. 1 HwO). Die AÜ-Erlaubnis kommt nur bei Personalüberlassung hinzu – am Bau ist die Überlassung nach § 1b Satz 1 AÜG allerdings meist unzulässig.
Entscheidend ist nicht die Sammlung, sondern der Ablauftermin: Nachweise vor der Vergabe einholen, Gültigkeiten hinterlegen, Zahlung an die vollständige Akte binden und die Erneuerung anstoßen, bevor ein Nachweis abläuft.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Angaben dokumentieren Sorgfalt – die Haftungsprüfung im Einzelfall bleibt Aufgabe des Auftraggebers.